こんにちは、育伸開発です。今回は学習塾に必要な入退室記録とメール送信のシステムを紹介します。経費コントロールの面からも考察を入れます。
入退室記録とメール送信とは
生徒が学習塾に来たときと帰るときに、それがいつなのかを記録するものです。私が以前勤めていた大手学習塾では、入塾とともに生徒にICカードを渡していました。そこに生徒情報を登録しておきます。また、保護者の方が使うスマホやパソコンのメールアドレスも入塾時に書類記入してもらい、そのアドレスに入退室の記録がメールで送られます。
カードをかざして塾の入退室を連絡
子供が学校から家に帰ってきたかどうか、家から塾にきちんと向かったのかは、家に居なければわからないことが普通です。しかし、塾の授業開始時間の辺りで塾生が塾に到着すれば、塾のカードリーダーにICカードをかざすことで、ほぼ時を同じくして「午後4：20に○○君が塾に来ました。」などのメールが保護者宛に届きます。つまり、共働き世帯など仕事をしている保護者の方が、家に居なくても子供の状況を把握することができるのです。
そして生徒が塾を出るときも、塾を退出した記録とメール送信をするためにICカードを出口の扉近くのカードリーダーにかざします。そしてその情報が保護者の方へと届くのです。
システムを使う場合は・・・
実際に私の塾でも、生徒入塾の際に保護者の方からメールアドレスをお聞きします。そして、そのメールアドレスにお子さんの入退室記録のメールが届きますよ、と説明すると、多くの保護者の方がそれはいいですね、と言っていただきます。そんな保護者の方にとって子供の状況を把握出来る安心ツールなのです。
中学生などは夜10時近くに塾を出て、家に到着するのが午後11時過ぎという場合もあります。こういう時は、友達同士で公園で話しこんでいたとか、コンビニでお菓子を食べながら過ごしていたことがよくあります。塾からの退出メールが夜10時くらいに届きますから、真っ直ぐ家に帰らなかったこともわかります。
塾で長い時間勉強している場合も、保護者の方にとって子供がどこに居るのかを把握しているので安心です。もちろん、夜遅くなる場合は、教室の電話を使わせるかスマホなどから保護者の方へ「塾で勉強しているから遅くなる」とメールかラインを入れさせるよう指導します。
塾としても、記録が残れば誰が欠席してだれが出席したのかも後から見ることが出来ます。確認用として使えることがメリットです。もちろん生徒名簿に毎日チェックを入れて管理するのもいいでしょう。機械に任せるのも有りです。
実際の費用はどれくらいかかるのか
そのような入退室記録とメール配信を行うシステムですが、一般的にある程度経費がかかります。具体的には以下の通りです。
毎月の維持費がかかるパターン
経費としては毎月3,500円～6,000円をシステム提供業者に支払うものです。どこの業者のシステムを入れるかによって、値段に差が出てきます。教室がいくつかあり、全ての教室でシステムを導入すると1教室当たりの単価が安くなる場合や、生徒数が少ないと割高になる場合があります。基本料金が設定され、それに対して利用生徒一人あたり100円ずつ上乗せして月額料金が決まるなど、料金設定の仕方も様々です。
最初にある程度大きい購入費がかかるパターン
例えばバーコードを読み取る機械・生徒が使うカード・システム代として合計10万円～20万円程度をシステム提供業者へ支払うものです。最初にかかる費用が大きいのですが、その後は月々の支払いが無くなります。長い期間で見ればランニングコストが安くなる場合があります。
つづく