こんにちは、育伸開発です。前回の記事「【経費はいくらになるのか】入退室記録とメール送信（前編）」で、システムの説明とどれくらいの費用がかかるかを紹介しました。今回はそのつづきとして、長所と短所を見て行きます。
１．毎月の維持費がかかるパターン
長所は導入時のコストがかからない、もしくは少なく済むものです。業者によってカードリーダーなどの機器について、初期費用がプラスしてかかる場合があります。
経費としては毎月3,500円～6,000円をシステム提供業者に支払うものです。どこの業者のシステムを入れるかによって、値段に差が出てきます。教室がいくつかあり、全ての教室でシステムを導入すると1教室当たりの単価が安くなる場合や、生徒数が少ないと割高になる場合があります。基本料金が設定され、それに対して利用生徒一人あたり100円ずつ上乗せして月額料金が決まるなど、料金設定の仕方も様々です。
こういったことから、初期費用がかからないか安く済む反面、毎月確実にコストがかかることが短所となります。
2.最初に大きい購入費がかかるパターン
最初に大きな金額がコストとしてかかることが短所になります。特に新しく教室を開いたばかりですと、最初の生徒数は０になります。売り上げも０ですが、テナント料など一定のランニングコストがかかり赤字となります。その段階で初期費用に10万円以上をかけるというのはかなり大きな出費となります。
長所としては、基本的に費用がかかるのは最初だけになりますので、長い年月で見た場合の単位月当たりのコストを安くすることが出来ます。例えば初期費用に15万円をかけたとして、その後20年間使う場合は、15万円÷20年＝0.75万円/1年間となります。1年で7,500円ですから、1ヶ月当たりのコストが7500円÷12ヶ月＝625円/1ヶ月となります。
1ヶ月あたりのコストが1,000円を下回れば、毎月の維持費を3,000円以上かけるよりかなり割り安になりますね。
最初にかかる費用以外にも追加料金が発生する場合がありますので注意が必要です。例えば生徒一人ひとりにID番号を与えていきカードを発行、最初の100枚のカードを使いきったらそのカードを別の生徒に入れ替えて使うことはできないとしている場合があります。101人目以降の追加生徒については一人当たり100円が必要となるなど、ある程度追加費用がかかるようになっていることが多いでしょう。ただこの追加費用はそれほど高くないのが普通です。
第3の選択肢
ここで3番目の選択肢を提案致します。それは無料のソフトを使うというものです。実際に私は「キタっP!」というソフトを使っています。無料ソフトですから、毎月の維持費がかかりません。これは大きな長所といえます。
キタっP！の特徴
・無料で使えるのでパソコンにインストールして設定するだけで使えるようになる
・バーコードを読み取って生徒の入退室メールを保護者の方へ自動送信することができる
・生徒ごとに割り振った６桁のID番号を入力して入退室メールを送ることもできるので、バーコードリーダーなどを揃えなくても良い
・送信メールに合わせて教室からの連絡事項を添えることが出来る
・入退室履歴が残るので出席管理にも使える
・ポイントの不可、ポイントの清算をすることが出来る
・保護者の方へメールの一斉送信も可能
・生徒用カードを印刷することが出来るので、ラミネートすることでIDカードを発行することができる
いかがでしょうか。このような長所があります。次に実際に使ってみて感じた短所にも触れてみましょう。
キタっP！の短所
・2019年6月時点で動作OSがウィンドウズ7までとなっている（ウィンドウズ10では私も動作確認をしておりません）
・ダウンロード、インストール、アドレス登録やパスワードなどの各種設定などを自分で行う必要がある
・もともと無料のものなので、業者による動作保証やサポートが無い
こういった短所があります。パソコン関係の設定が全くわからない方には難しいと思います。私も最初は操作方法がわかりにくかった部分がありました。しかし今は使い慣れていますので、もしわからない方がいればご連絡下さい。説明いたします。
以下ダウンロードサイトへのリンクとなります。試してみることをお勧めします。
いかがでしたか。他にも無料ソフトがネット上にありますので、チャレンジしてみるのもいいと思います。無料ソフトの紹介でみなさんの学習塾の経費節減に役立てれば幸いです。参考まで。